بایگانی دسته: مقاله

چه نوع قفسه بایگانی ریلی و کمد بایگانی برای شما مناسب است؟

در دنیای امروزی که ما با تولیدات بیشتر روبه‌رو هستیم، نگهداری و مرتب‌ سازی اسناد و مدارک بسیار اهمیت دارد. از این رو، قفسه و کمد‌های بایگانی یکی از ابزارهای کارآمدی هستند که برای مرتب‌ سازی و نگهداری اسناد و مدارک به کار می‌ روند. به طور معمول، قفسه‌ های بایگانی از چوب، شیشه، فلز و یا پلاستیک ساخته شده ‌اند و در انواع مختلفی مانند ریلی، پله‌ای، پرده‌ای و … عرضه می ‌شوند. در ادامه خواهیم گفت که چه نوع قفسه بایگانی ریلی و کمد بایگانی برای شما مناسب است؟

چه نوع قفسه بایگانی ریلی مناسب است؟

قفسه بایگانی ریلی، به دلیل داشتن ریل و امکان جابجایی آسان، برای کسب و کارهایی که نیاز به دسترسی سریع به اسناد دارند، بسیار مناسب است. قفسه‌ های بایگانی ریلی، به صورت عمودی هستند و در محیط ‌هایی که فضای کمی دارند، استفاده می‌شوند.
در صورتی که می ‌خواهید از قفسه بایگانی ریلی استفاده کنید، باید به چند نکته توجه کنید. اول از همه، اطمینان حاصل کنید که قفسه‌ هایی که می‌ خواهید خریداری کنید، دارای ریل های قوی و مستحکم هستند. به علاوه، باید مطمئن شوید که قفسه ‌ها به ارتفاع و عرض مورد نیاز شما می ‌پردازند.

قفسه بایگانی ریلی مناسب اسناد حساس

قفسه بایگانی ریلی به دلیل داشتن ریل‌ هایی که بر روی آن قرار دارند و امکان جابجایی آسان، برای نگهداری اسناد و مدارک بسیار مناسب است. برای نگهداری اسناد حساس، باید به چند نکته توجه کنید.
اول از همه، باید مطمئن شوید که قفسه بایگانی ریلی، دارای ریل‌ های قوی و مستحکم هستند. همچنین، باید از جنس، ضخامت و کیفیت مواد ساخت آن‌ها اطمینان حاصل کنید تا اطمینان حاصل شود که اسناد حساس در مقابل آسیب ‌های احتمالی محافظت شوند.
همچنین باید مطمئن شوید که قفسه بایگانی ریلی مورد استفاده شما دارای امکاناتی مانند قفل و کلید باشد تا بتوانید اسناد حساس خود را در امان نگه دارید. همچنین، بهتر است قفسه ‌های بایگانی ریلی را در محلی که دسترسی به آن‌ها برای عموم محدود شده باشد، قرار دهید تا امکان دسترسی غیرمجاز به اسناد حساس کاهش یابد.
برای نگهداری اسناد حساس در قفسه بایگانی ریلی، به نحوه مرتب ‌سازی و قرار دادن اسناد درون قفسه توجه کنید. بهتر است اسناد حساس را در قسمت ‌هایی از قفسه قرار دهید که به راحتی دسترسی نداشته باشند و از طریق برچسب‌گذاری و یا ساماندهی بر اساس موضوع یا تاریخ، اطمینان حاصل کنید که همیشه به سادگی می ‌توانید به آن‌ها دسترسی داشته باشید.
با رعایت این نکات، از قفسه بایگانی ریلی برای نگهداری اسناد حساس به بهترین شکل ممکن استفاده کرده و اسناد خود را به صورت امن و مرتب نگهداری کنید.

آیا باید از قفسه بایگانی ریلی با طبقات بیشتر استفاده کنیم؟

استفاده از سیستم بایگانی ریلی با طبقات بیشتر بستگی به نیازها و مقدار اسناد و مدارکی دارد که قصد دارید در آن نگهداری کنید. اگر نیاز به نگهداری تعداد بزرگی از اسناد دارید و فضای کمی برای قرار دادن قفسه ‌های بزرگ وجود دارد، استفاده از قفسه بایگانی با طبقات بیشتر می ‌تواند گزینه مناسبی باشد.
اما باید توجه داشت که استفاده از قفسه با طبقات بیشتر، به این معنی نیست که باید همه طبقات را پر کنید. بهتر است که فقط به تعدادی از طبقات نیاز دارید که برای نگهداری اسناد خود کافی باشد. برای مثال، اگر فضای کمی برای قرار دادن قفسه داشته و نیاز به نگهداری اسنادی با حجم بزرگ دارید، ممکن است یک قفسه بایگانی ریلی با چند طبقه مناسب باشد.
همچنین، با توجه به اهمیت اسناد و مدارکی که در قفسه بایگانی ریلی نگهداری می ‌شوند، به کیفیت و مقاومت قفسه توجه کنید. قفسه بایگانی با طبقات بیشتر ممکن است به دلیل وزن اسناد در طبقات بالایی، غیرمستحکم شده و باعث صدمه دیدن اسناد شود. بنابراین، برای اطمینان از امنیت و سلامت اسناد، باید قفسه ‌های با کیفیت و مقاوم را انتخاب کنید.
باید توجه داشت که استفاده از قفسه بایگانی ریلی با طبقات بیشتر، هزینه بیشتری نیز دارد. بنابراین، برای تعیین تعداد طبقات مناسب، بهتر است ابتدا نیازهای خود را مشخص کرده و سپس قفسه ‌هایی را انتخاب کنید که به نیازهای شما پاسخ دهند.

جمع بندی

در نهایت، هنگامی که قفسه بایگانی ریلی را خریداری کردید، باید آن را به طور صحیح نصب کنید. بسته به نوع قفسه، ممکن است نیاز به نصب روی دیوار باشد. همچنین، باید قفسه را به طور منظم و مرتب و با توجه به نوع اسناد و مدارکی که در آن قرار می‌ گیرند، مرتب‌سازی نمایید. با رعایت این نکات، می ‌توانید از قفسه بایگانی ریلی و کمد بایگانی کارسیس تهران به بهترین شکل ممکن استفاده کرده و اسناد و مدارک خود را به صورت مرتب و سازمان ‌یافته نگهداری کنید.

نکات مهم برای انتخاب سیستم قفسه بندی برای محیط اداری

انواع قفسه بایگانی ریلی سیستم هایی هستند که از بیش از یک قفسه به هم متصل شده اند. زمانی که این قفسه های متصل به هم مورد استفاده قرار نمی گیرند، به کمک ریل ها به یکدیگر نزدیک می شوند و منطقه کوچکی را پوشش می دهند. در حالی که قفسه هایی که به یکدیگر نزدیک می شوند باعث صرفه جویی در فضا می شوند، اما از وسایل موجود در محفظه خود مانند کابینت نیز محافظت می کنند. سیستم های کمد بایگانی ریلی اولین انتخاب کسانی است که می خواهند وسایل خود را با استفاده از قفسه نگهداری کنند. اگر شما هم علاقه مندان سیستم قفسه بندی و بایگانی ریلی هستید این مطلب را تا آخر دنبال کنید.

مزایای قفسه بایگانی ریلی

سیستم های کمد بایگانی ریلی جنبه ها و مزایای بسیار متفاوتی نسبت به قفسه های معمولی دارند. این واقعیت که وقتی قفسه ها کنار هم قرار می گیرند، محفظه ها به عنوان محفظه کمد عمل می کنند، تنها بخشی از مزایای این سیستم ها هستند.
سیستم های قفسه بایگانی ریلی کمک بزرگی در نگهداری اشیایی مانند اقلام و اسنادی هستند که باید با نظم و ترتیب خاصی نگهداری شوند. قرار دادن و بردن اقلام در قفسه ها آسان است؛ زیرا سیستم های کمد بایگانی ریلی با مکانیزم خاصیت حرکت متحرک را به دست می آورند. به راحتی حرکت می کند؛ زیرا قفسه ها با استفاده از یک سیستم ریلی یکی پس از دیگری به یکدیگر متصل می شوند. این قفسه ها که پشت سر هم قرار می گیرند به کمک مکانیزم می توانند به یکدیگر نزدیک شده و دور شوند. به عنوان مثال، فرض کنید 3 قفسه در یک ردیف با سیستم ریلی ردیف شده اند. هنگامی که بخواهید یک مورد را در محفظه قفسه در وسط قرار دهید، مکانیسم عمل می کند و قفسه ها از یکدیگر دور می شوند.

مناسب محل کار

سیستم های قفسه بایگانی ریلی بیشتر برای محل کار و انبارهای بزرگ مناسب هستند. محصولاتی که قرار است در انبار نگهداری شوند با این سیستم به راحتی قابل نگهداری هستند. انبارها مکان های مهمی هستند که محصولات در آن نگهداری می شوند. سیستم های آرشیو ریلی یک انتخاب ایده آل هستند تا برای محصولاتی که قرار است در آنجا ذخیره شوند اتفاقی نیفتد. زیرا با کمد بایگانی ریلی نمی توانید فقط یک قفسه داشته باشید. از آنجایی که جلوی قفسه هایی که به یکدیگر نزدیک می شوند بسته است، تقریباً تبدیل به یک محفظه کمد می شود.

دسترسی آسان به مدارک و اسناد

در زندگی روزمره اسناد زیادی در مکان هایی مانند محل کار و ادارات وجود دارد. زمانی که این مدارک به ترتیب خاصی قرار نگیرند، یافتن سند در آینده می تواند بسیار دشوار باشد. اگر اسناد را طبق ترتیب خاصی بایگانی کنید، به راحتی می توانید در مدت زمان کوتاهی آنچه را که به دنبال آن هستید پیدا کنید. برای بایگانی اسناد می توان قفسه بایگانی ریلی یا کمد بایگانی دوار را انتخاب کرد. با کمک کمد بایگانی ریلی، اسناد به طور منظم قرار می گیرند. با اعمال حروف یا اعداد در هر قفسه در چیدمان، می توان فهمید که کدام فایل کجاست.

صرفه جویی در زمان و مکان

به کمک قفسه بایگانی ریلی، هم در فضا و هم در زمان صرفه جویی می شود. چنین کابینت هایی از ترکیب چند قفسه تشکیل می شوند. هر قفسه را می توان به هم وصل کرد یا با یک ریل از هم جدا کرد. بنابراین دسترسی آسان به اسناد پشت یا جلوی بلوک ها فراهم می شود. کمد بایگانی ریلی یک سیستم بایگانی فشرده را به کاربران سیستم ارائه می دهد. تولید این کابینت ها برای استفاده کاملا مطابق با خواسته شماست.

جست و جوی آسان اسناد

قفسه بایگانی ریلی که با توجه به ابعاد مکانی که استفاده می کنید و هدف استفاده شما تولید می شوند در محل مورد استفاده نصب می گردند. وقتی به کابینت نگاه کنیم فقط یک قفسه است. با این حال، بیش از یک بلوک در آن وجود دارد. این بلوک ها توسط ریل در پایین و بازو در کناره از یکدیگر جدا می شوند. شما می توانید بر اساس ترتیبی که می خواهید فایل های خود را بایگانی کنید، بلوک ها را از هم جدا کنید و زمانی که هر بلوک را به گونه ای که قابل درک باشد شماره گذاری و نام گذاری کنید، به دردسر جست و جوی اسناد در آینده پایان خواهید داد.

استفاده آسان

قفسه بایگانی ریلی یک اختراع مهم به ویژه برای حفظ نظم است. علاوه بر این، نباید فراموش کنید که به کمک کمد بایگانی ریلی در زمان صرفه جویی خواهید کرد. اگرچه ممکن است در ابتدا جدا کردن بلوک های کابینت از یکدیگر دشوار به نظر برسد، اما اینطور نیست. این کار را به راحتی می توانید با دستگیره کناری انجام دهید. هنگامی که می خواهید از یک قفسه جمع و جور استفاده کنید، این سیستم به شما امکان قفل کردن کابینت ها را نیز می دهد. بنابراین، می توانید اسناد خود را که فکر می کنید محرمانه هستند، به راحتی و با اطمینان بایگانی کنید.

قفسه بایگانی ریلی فلزی

امروزه قفسه بایگانی ریلی فلزی یکی از سیستم های مورد پسند است. چنین سیستم هایی به ویژه در محیط های با رطوبت استفاده می شوند. از آنجایی که فلز تحت تأثیر چنین موقعیت های منفی قرار نخواهد گرفت، طبیعتا اسناد موجود در کمد بایگانی ریلی نیز تحت تأثیر چنین موقعیت های منفی قرار نمی گیرند. به وسیله کابینت فلزی، می توانید اسنادی را که می خواهید برای مدت طولانی نگهداری کنید، با خیال راحت و مطمئن ذخیره نمایید.

قفسه بایگانی ریلی فولادی

کمد بایگانی ریلی فولادی در ساخت این سیستم ها اولویت دارند. این مدل ها که به دلیل سهولت استفاده و طول عمر استفاده می شوند، به راحتی در هر فضایی جای می گیرند. این سیستم ها که به ویژه در کارخانه ها به طور مکرر مورد استفاده قرار می گیرند، به دلیل استحکام بسیار در برابر انواع ضربه ها مقاوم هستند. از آنجایی که قفسه بایگانی ریلی فولادی در کارخانه ها در معرض ضربه قرار می گیرند، این یک مزیت بزرگ است که دوام دارند. اگر می خواهید از چنین مزایایی بهره مند شوید و اسناد خود را بدون هیچ مشکلی با نظم خاصی بایگانی کنید، از سیستم های ریلی فولادی استفاده کنید.

امکان شماره گذاری بایگانی

شما می توانید با یک سیستم حروف الفبا یا شماره گذاری به قفسه بایگانی ریلی این قابلیت را به کمد بایگانی دوار اضافه کنید و در صورت نیاز از این سیستم برای دسترسی آسان تر به فایل های آرشیو خود استفاده نمایید. بنابراین، هم در مصرف انرژی صرفه جویی می نمایید و هم از اتلاف وقت احتمالی جلوگیری می کنید.

با رنگ آمیزی مختلف

شما می توانید رنگ قفسه بایگانی ریلی را با توجه به سلیقه خود انتخاب کنید. یک سیستم قفل در کابینت های تولید شده با مواد بادوام و رنگ آمیزی با رنگ پودری الکترواستاتیک وجود دارد. بنابراین، می توانید امنیت را به حداکثر برسانید. با سیستم کمد بایگانی ریلی به راحتی می توانید در مواقع لزوم جای کابینت ها را تغییر دهید و محصول خود را با رنگ های مختلف انتخاب کنید تا با فضای شما سازگار شود.

عمر اسناد شما را افزایش می دهند

انواع قفسه بایگانی ریلی مزایای زیادی برای زندگی انسان فراهم می کنند. آنها طرح های زیبایی برای جمع آوری همه مدارک و اسناد با هم هستند. کابینت هایی که مزایای زیادی در برابر آشفتگی وسط و گم شدن وسایل ارائه می کنند، در محیط های کاری نیز کارایی بسیار خوبی دارند. در محیط های کاری که بایگانی ها و اسناد جمع می گردند، نگهداری آنها در کنار هم بسیار دشوار است. قفسه های معمولی مکان مناسبی برای فایل های اسناد نیستند و باعث سردرگمی و اتلاف وقت می شوند.

در لبه قفسه بایگانی ریلی دستگیره ای وجود دارد که اخیراً فضای کاربری خود را افزایش داده است و این دستگیره ها و کابینت ها با رفت و برگشت روی ریل باز و بسته می شوند. این کابینت ها که بسیار کاربردی هستند با این سیستم کار می کنند و استفاده از آنها بسیار آسان است. همچنین کمد بایگانی ریلی مزایای زیادی از نظر صرفه جویی در زمان ارائه می دهد؛ زیرا نظم را به ارمغان می آورد. بسته شدن کابینت ها باعث از بین رفتن شلوغی فضا می شود و تضمین می کند که اسناد طولانی تر نگهداری شوند و عمر بیشتری داشته باشند.

کدگذاری آسان لیبل ها

فایل های بیشتری را می توان در قفسه بایگانی ریلی ذخیره کرد و این یک شیوه عالی برای کمبود فضا در محل کار است. یکی دیگر از ویژگی‌ های این کابینت‌ ها، فرآیند کدگذاری برچسب‌هاست، زیرا به‌جای کابینت‌ های معمولی، به ‌طور خاص برای آرشیو ساخته شده‌اند. با این سیستم لیبلینگ می توان به راحتی به اسناد مورد نظر دسترسی داشت. علاوه بر این ویژگی‌های مدرن،  کمد بایگانی ریلی که نوآوری بزرگی از نظر امنیت به ارمغان می‌آورد، از سیستم‌ های پیشرفته ‌تری به جای قفل ‌هایی استفاده می‌ کنند که به راحتی باز و بسته می شوند.

مناطق استفاده از قفسه بایگانی ریلی

سالانه اسناد امضا شده بسیاری از کارخانه ‌ها، شرکت‌ ها، هلدینگ ‌ها یا مؤسسات و سازمان‌ های بزرگ، به مؤسسات ارسال می شود و یا اوراق مناقصه که وارد می‌ کنند وجود دارد. این اسناد تا زمانی که شرکت وجود دارد نگهداری می شود. به همین دلیل، صاحبان شرکت ها اتاقی را به این اسناد اختصاص می دهند و یک اتاق بایگانی ایجاد می کنند. به خصوص در ادارات دولتی، اتاق بایگانی منظم است. اگرچه فرآیند بایگانی ممکن است یک کار غیر ضروری به نظر برسد، اما برای آینده بسیار مورد نیاز است.

رویداد آرشیو به موسسات و سازمان‌ ها کمک می‌کند تا تمام فعالیت‌هایی را که از گذشته تا کنون انجام داده ‌اند حفظ کنند، کار انجام شده را بدون توجه به تاریخی که باشد، به راحتی آشکار کنند و به پرسنل کمک کند تا سند مورد نظر را به موسسات عالی به روشی راحت وقتی که موسسات بالا درخواست سند قدیمی می کنند.

صرفه جویی در اتلاف وقت

سیستم آرشیو با استفاده از قفسه بایگانی ریلی در واقع بیشترین صرفه جویی در اتلاف وقت را می کند. به محض تکمیل فرآیند، به اتاق بایگانی ارسال می شود. اتاق های آرشیو تبدیل به اتاقی با کابینت های بزرگ و بلند می شوند. آرشیو به روش های مختلفی انجام می شود. مرتب سازی به روش های مختلفی مانند ترتیب حروف الفبا، شماره گذاری، ترتیب زمانی و سیستم فایل تک موضوعی انجام می شود. به ترتیب حروف الفبا، نام فایل ها به ترتیب حروف الفبا تعیین و مرتب می شوند. این امر یافتن هر جست و جویی را آسان می کند. برای استفاده از سیستم شماره گذاری فایل های ایجاد شده باید با اعداد جست و جو شوند. اسناد با شماره های خاص جست و جو و با این شماره ها آرشیو می شوند.

در نتیجه یک اشتباه، تمام فایل های آرشیو با هم مخلوط می شوند و رفع آن زمان زیادی می برد. به ترتیب زمانی، تاریخ ها روی مدارک ساخته شده و بایگانی شده نوشته می شود و نحوه انجام کار بایگانی می شود. این سخت ترین سیستم در بین فرآیند بایگانی است. موسسات و سازمان ها برای اسناد تهیه شده در همان تاریخ راه حل پیدا می کنند. کمد بایگانی ریلی بیشتر در ادارات دولتی استفاده می شود. عناوین فرعی تحت یک موضوع قرار می گیرند و به ترتیب مرتب می شوند.

انواع کمد و قفسه بایگانی

گزینه های کابینت بایگانی اکنون به صورت حرفه ای تر آماده شده و با سیستم های قفسه بایگانی ریلی به شما ارائه می شود. این باعث صرفه جویی در فضا می شود. به وسیله بازوی ساخته شده از قسمت بیرونی و ریل ساخته شده در پایین، می توانید عمل کشیدن و گذاشتن قفل را به روشی بسیار ساده انجام دهید. به کمک مطالعات انجام شده بر روی انواع کمد بایگانی ریلی در سال های اخیر، سیستم های بسیار منظم تر و بسیار فشرده تر به شما ارائه شده است. اطمینان حاصل می شود که مطالب بایگانی یا ذخیره نشده مطابق با مطالب ارائه شده است.